Beskyttelse af dine data

Den nye Persondataforordning er trådt i kraft den 25. maj 2018, og derfor vil vi gerne orientere om, hvordan vi hos Datacenter Industrien (DDI) indsamler og håndterer de data, som vi modtager fra medlemmer og interessenter.

Videregivelse af personoplysninger
Vi indsamler løbende oplysninger om navn, virksomhedsadresse, postnummer, mail og telefonnummer. Det sker i forbindelse med dine tilmeldinger til vores arrangementer eller i forbindelse med dine evalueringer af vores forskellige tiltag. Disse personoplysninger videregives aldrig til tredjepart uden dit eksplicitte samtykke. Vi benytter Google Analytics til opsamling af webside data (se Google Analytics datapolitik).

I forbindelse med tilmelding til et event er obligatoriske oplysninger markeret tydeligt på formularen. Afgivelse af øvrige oplysninger i forbindelse med tilmelding til en service er frivilligt.
Løbende ændringer i beskyttelse af personoplysninger

Den hastige udvikling betyder, at ændringer i vores behandling af personoplysninger kan blive nødvendige. Vi forbeholder os derfor ret til at opdatere og ændre nærværende retningslinjer for behandling af personoplysninger. I tilfælde af væsentlige ændringer giver vi dig besked i form af en synlig meddelelse på vores websites.

Registrering af informationer
DDI behandler og gemmer alle dokumenter i al kontakt med etablerede og potentielle medlemsvirksomheder digitalt. DDI registrerer typisk følgende informationer om en virksomhed eller potentiel virksomhed i forbindelse med et medlemskab i DDI:

  • Virksomhedsnavn og CVR nummerVirksomhedens telefonnummer, adresse, postnummer og by
  • Kontaktpersons navn, mail og mobilnummer
  • Informationer omkring virksomheden, herunder aftaler om opfølgning eller konkrete handlinger, der skal gennemføres af kunden eller af DDI

Informationerne gemmes i et excel skema på Viborg kommunes server og til dels i Mailchimp og Nemtilmeld. De indsamlede informationer håndteres i henhold til Operatørens Databehandler-aftale (se Mailchimp’s Privacy Policy). Og Nemtilmeld’s databehandleraftale). De registrerede informationer har til formål at hjælpe kunden inden for de aftalte områder samt at medvirke til at skabe overblik over relevante udfordringer på tværs af virksomheder og brancher, så der kan igangsættes tiltag til at møde disse udfordringer mest effektivt. Der sker efterfølgende ingen dataoverførsel af personoplysninger.
Ønsker en kunde at se, hvilke data DDI har registeret om virksomheden eller kontaktpersonen, bedes virksomheden henvende sig til DDI’s sekretariat.

Medlemskab af DDI
Når du melder dig ind i DDI gøres virksomhed og kontaktperson bekendt med, at de pr. mail modtager tilbud og muligheder via mail og nyhedsbrev.
DDI registrerer følgende oplysninger om vores medlemmer:

  • Virksomhedens navn, adresse, tlf og mail samt CVR nummer
  • Navn på kontaktperson samt personens mail og telefonnummer

Oplysningerne opbevares i det tidligere nævnte excelskema, Mailchimp og Nemtilmeld samt i vores Economics økonomi-system til brug for fakturering.
Der oplyses om dette i en velkomstmail, der udsendes umiddelbart efter indmeldelse i foreningen samt på vores hjemmeside.
Formålet med at registrere disse oplysninger er at give DDI et samlet overblik over medlemmerne, og at vi løbende kan orientere dem om deres muligheder som medlem.
Hvis et medlem melder sig ud af DDI er der mulighed for at få slettet sine oplysninger ved at sende en mail eller ringe til DDI’s sekretariat.
DDI vil dog også efter sletning af informationer i excel og mailchimp opbevare fakturaoplysninger i henhold til gældende lovgivning og revisionskrav.

DDI nyhedsbrev
Både medlemmer og ikke-medlemmer kan abonnere gratis på DDI’s nyhedsbrev. Ved at tilmelde sig nyhedsbrevet accepterer man at modtage nyhedsmails fra DDI i et omfang på 10-15 gange pr. år. DDI gemmer navn og e-mail adresse i det til enhver tid benyttede nyhedsbrevs-system. Du kan til enhver tid afmelde dig nyhedsbrevet ved et klik nederst i nyhedsbrevet eller ved at sende en mail til info@datacenterindustrien.dk.

Digital kontakt til DDI
Hvis du kontakter DDI digitalt (elektronisk formular eller mail) med spørgsmål, forslag eller lignende, skal du være bekendt med, at henvendelsen videresendes til relevant medarbejder, der melder tilbage på henvendelsen. Henvendelsen slettes fra DDI’s generelle mail, når den er videresendt til relevant medarbejder.

Deltagelse i DDI møder
Når du tilmelder dig et af DDI’s arrangementer registreres følgende oplysninger:

  • Virksomhedsnavn, navn på deltager og vedkommendes e-mail og mobilnummer
  • Ved betalte arrangementer kan der også bedes om Faktura-mail eller EAN-nummer

Oplysningerne registreres og gemmes hos DDI’s leverandør NemTilmeld, der varetager administration til de forskellige arrangementer. I NemTilmeld systemet genereres deltagerlister til omdeling og navneskilte. Til visse arrangementer udsendes deltagerlister på forhånd til deltagerne, så de på forhånd kan planlægge, hvem de ønsker at komme i kontakt med ved mødet. Formålet med DDI’s arrangementer er som oftest at styrke deltagernes netværk og samarbejde, og dette faciliteres bedst ved at kende de øvrige deltagere på forhånd. Hvis man som deltager ikke ønsker at stå på en deltagerliste, skal du gøre opmærksom på dette ved at skrive i kommentarfeltet på tilmeldings-siden.

Brug af billeder
DDI tager billeder i forbindelse med vores arrangementer. Dette kan være til brug for en nyhedsmail om arrangementet, til vores sociale medier, til presse-meddelelser, til DDI’s hjemmeside og forskelligt markedsføringsmateriale, etc. Der gøres opmærksom på, at der tages billeder i forbindelse med tilmelding til arrangement.
Hvis man som deltager ikke ønsker at optræde på disse billeder, kan man enten meddele dette i kommentar-feltet ved tilmeldingen eller ved at henvende sig til DDI-medarbejder i starten af arrangementet.

Hvis du er i tvivl
Skulle du være i tvivl om noget, efter at have læst ovenstående, er du altid meget velkommen til at kontakte os på info@datacenterindustrien.dk eller på tlf: 8725 5151 for at få yderligere information.